Car policy : conseils pour optimiser l’utilisation de votre flotte automobile

La car policy, ou « politique automobile », s’impose aujourd’hui comme un document central pour toutes les entreprises gérant un parc de véhicules professionnels : elle formalise l’ensemble des règles relatives à l’attribution, à l’utilisation, à l’entretien et à la restitution des véhicules mis à disposition des collaborateurs.

Focus sur l’importance de ce véritable outil de pilotage stratégique.

La car policy structure et optimise la gestion du parc automobile en agissant comme un référentiel commun. Elle répond à plusieurs impératifs : rationalisation des dépenses, conformité aux règlementations, et cohérence avec les valeurs et les engagements RSE de l’entreprise. 

Une « car policy » bien construite participe activement à la compétitivité de la société, en améliorant la mobilité, l’efficacité opérationnelle et la satisfaction des collaborateurs.​

Trois avantages principaux se dessinent lorsqu’on parle de car policy :

• L’amélioration de la visibilité sur le parc : grâce à des règles claires, la gestion quotidienne devient plus prévisible et les arbitrages entre achats, locations ou renouvellements sont facilités.
• La centralisation des process et optimisation des coûts : la car policy encadre les achats de véhicules, la gestion de carburant ou d’électricité, l’entretien, et rationalise les contrats d’assurance ou de location, réduisant quantité et diversité des prestataires.​
• Le gain de temps et diminution des conflits : tout est formalisé, du choix du type de véhicule à l’utilisation autorisée, permettant ainsi de limiter les contestations ou demandes exceptionnelles.

À cela s'ajoutent d'autres gains et avantages, que nous détaillons ci-dessous.

La car policy établit sans équivoque les droits et les responsabilités de chaque collaborateur, mais aussi ceux de l’employeur. Elle détaille les conditions de prise en charge (attribution personnalisée, pool commun…) et fixe les obligations : état du véhicule, respect du code de la route, déclaration en cas d’incident. Sa clarté évite les zones grises et favorise le dialogue, contribuant à un climat de confiance et de transparence dans l’entreprise.​

Le TCO (Total Cost of Ownership) est un indicateur de pilotage indispensable en gestion de flotte. Pour le maîtriser, la car policy agit à plusieurs niveaux :

• Sélection des véhicules en fonction de leur consommation, fiabilité et coût d’entretien.
• Planification rigoureuse du renouvellement et de la maintenance préventive, limitant l’improvisation qui coûte cher (pannes imprévues, réparations d’urgence…).
• Négociation groupée des contrats d’assurance, de maintenance et de services associés, pour bénéficier d’économies d’échelle.​
• Développement de la multimodalité, en intégrant des alternatives à la voiture individuelle (autopartage, carburants alternatifs, mobilité douce).

Les entreprises sont de plus en plus sollicitées pour réduire l’empreinte carbone de leurs activités. La car policy permet de répondre concrètement à ces ambitions responsables :

• Intégration de critères « verts » dans la sélection des véhicules (hybrides, électriques, faibles émissions de CO2).
• Encouragement à l’écoconduite et à la rationalisation des déplacements.
• Déploiement progressif de nouvelles offres de mobilité tels que le covoiturage ou le télétravail, en phase avec les besoins métiers et les attentes sociétales.

Cette approche permet à l’entreprise de se positionner comme actrice de la transition énergétique et d’anticiper les futures évolutions réglementaires.​

Garantir la sécurité et la disponibilité de la flotte oblige à structurer des processus fiables pour l’entretien et le suivi des incidents :

• Mise en place d’un planning systématique de révisions et contrôles techniques.
• Procédures spécifiques pour la déclaration et la réparation des sinistres (accidents, pannes, vol…), incluant des contacts référents et les délais attendus.
• Suivi de l’état des véhicules et gestion des véhicules de remplacement.
• Fondation du dialogue avec les collaborateurs via des canaux de remontée et d’évaluation des incidents, pour apprendre et ajuster la politique si besoin.​

La car policy rappelle les règles légales encadrant l’usage des véhicules professionnels, notamment :

• Conformité aux exigences du code du travail et du code de la route.
• Respect des obligations d’assurance et d’entretien.
• Déclaration des avantages en nature, gestion des frais professionnels.
• Prise en compte des évolutions fiscales, telles que la TVS (taxe sur les véhicules de société), le bonus/malus écologique, ou les avantages fiscaux liés aux véhicules propres.​

En cas de non-respect, l’entreprise s’expose à des sanctions administratives, fiscales, ou même pénales.

La car policy n’est pas sans impact sur la perception globale de la société :

• Un parc automobile moderne, bien entretenu et responsable véhicule une image positive de l’entreprise auprès des clients, des partenaires, des collaborateurs et même du public.
• Elle peut devenir un argument d’attractivité RH, en accord avec les attentes des nouvelles générations sur la mobilité, la sobriété environnementale et le bien-être au travail.​

La prévention des accidents de la route et des comportements à risques commence par la formalisation des bonnes pratiques :

• Formation des collaborateurs à la conduite responsable et à l’écoconduite.
• Installation, si besoin, de dispositifs de sécurité ou de télématique embarquée (assistance à la conduite, alertes de fatigue, limitation de vitesse, etc.).
• Rappel régulier des règles de sécurité dans la car policy et lors des réunions d’équipe.​
• Traitement transparent des infractions, avec des sanctions graduées si nécessaire.

La car policy définit les critères d’attribution des véhicules :

• Catégorisation selon les fonctions, les besoins métiers ou le niveau hiérarchique.
• Limitation des usages privés et professionnels, voire suivi des déplacements privés.
• Encadrement strict des règles de sécurité (port de la ceinture, interdiction du téléphone au volant, etc.).
• Obligation de restitution dans un état conforme à l’usure normale.​

Sélection des véhicules

Le choix des véhicules du parc ne se limite pas à une question de prix :

• Prise en compte de la catégorie (citadine, utilitaire, SUV…), des équipements de sécurité, de la motorisation, mais aussi des valeurs de revente.
• Évaluation précise des besoins des services utilisateurs, évitant le suréquipement ou le sous-dimensionnement.
• Intégration des offres de mobilité alternatives selon la stratégie de déplacement globale de l’entreprise.​

Voici quelques bonnes pratiques à appliquer lors de la rédaction et de la mise à jour de votre car policy :

• Associer les parties prenantes : direction, RH, gestionnaires de flotte, syndicats, DAF…
• Rédiger des documents clairs, accessibles, partagés dès l’intégration de chaque nouvel arrivant ou bénéficiaire d’un véhicule.
• Prévoir une révision annuelle ou lors de grands changements (législation, fiscalité, nouvelles technologies…).
• Audit régulier des pratiques effectives pour adapter la car policy à la réalité du terrain.​

Le non-respect de la car policy peut entraîner des sanctions à plusieurs niveaux :

• Rappels à l’ordre, retraits temporaires de l’usage du véhicule, voire sanctions disciplinaires (avertissement, blâme…).
• Remboursement partiel ou total des frais engagés en cas de faute grave ou de sinistre hors cadre.
• En cas d’accident résultant d’une infraction à la car policy, la responsabilité civile et/ou pénale du conducteur, et dans certains cas de l’entreprise, peut être engagée.​