Loi de roulage : optimiser et gérer votre flotte automobile

Vous avez sûrement déjà entendu parler de la loi de roulage, surtout si vous êtes responsable d'une flotte automobile ou que vous vous intéressez de près à la gestion des véhicules en entreprise. Derrière ce terme un peu technique se cache une véritable opportunité d'optimisation pour votre flotte automobile. Découvrez dans cet article, ce qu'est exactement cette loi, son importance, et surtout, comment elle peut transformer positivement votre gestion au quotidien.

La loi de roulage dans un contrat de location longue durée (LLD) désigne le couple « durée/kilométrage » négocié entre le loueur (celui qui possède le véhicule) et le locataire (l’entreprise ou la personne qui utilise le véhicule). Concrètement, il s'agit d'un ensemble des règles définies pour contrôler l'usage du véhicule loué.

1. Elle détermine le loyer mensuel

Le montant du loyer dépend directement de la loi de roulage. Plus le kilométrage autorisé est élevé, plus le loyer mensuel sera important, car le véhicule s’usera plus vite et sa valeur de revente sera plus faible à la fin du contrat.

2. Elle protège contre les frais imprévus

Si vous dépassez le kilométrage prévu, vous devrez payer des frais de dépassement parfois élevés. À l’inverse, si vous roulez moins que prévu, il est parfois possible de renégocier le contrat à la baisse.

3. Elle aide à gérer le budget

En fixant à l’avance la durée et le kilométrage, l’entreprise peut mieux anticiper ses coûts et éviter les mauvaises surprises à la restitution du véhicule. Supposons qu’une entreprise loue une voiture pour 3 ans, avec une loi de roulage fixée à 20 000 km/an, soit 60 000 km au total. Si à la fin du mandat, le véhicule a parcouru 65 000 km, l’entreprise devra payer des frais de dépassement pour les 5 000 km supplémentaires. Si, au contraire, elle n’a parcouru que 50 000 km, elle pourra parfois négocier un remboursement partiel ou une réduction du loyer pour la période restante.

Voici les principales stratégies à adopter pour négocier efficacement un contrat LLD en intégrant la contrainte du kilométrage :

• Bien estimer ses besoins réels en kilométrage.

Avant toute négociation, analysez précisément votre usage pour éviter de sous-estimer ou de surestimer le kilométrage. Une estimation trop basse entraîne des frais de dépassement coûteux, tandis qu’une estimation trop élevée augmente inutilement le loyer.

• Comparer plusieurs offres concurrentes.

Mettez en concurrence plusieurs loueurs et montrez-leur que vous connaissez les tarifs du marché. Cela vous donnera un levier pour obtenir de meilleures conditions, notamment sur le kilométrage inclus ou les frais de dépassement.

• Négocier le prix du kilomètre supplémentaire

Demandez à ce que le coût du kilomètre en cas de dépassement soit réduit. Certains loueurs acceptent de baisser ce tarif si vous le demandez lors de la négociation.

• Adapter la durée du contrat à votre usage

Plus la durée de l’engagement est longue, plus vous pouvez négocier un tarif avantageux. En revanche, veillez à ce que la durée corresponde à vos besoins pour ne pas payer inutilement.

• Demander des options de flexibilité.

Négociez la possibilité d’ajuster le contrat en cours de route si votre usage change (par exemple, une révision du kilométrage annuel sans pénalité).

• Mettre en avant votre profil de client.

Si vous représentez une entreprise ou louez plusieurs véhicules, utilisez cet argument pour obtenir des conditions préférentielles sur la loi de roulage et les services associés.

• Lire attentivement les clauses sur le kilométrage et la restitution.

Soyez vigilant sur les pénalités en cas de dépassement, les modalités de restitution et les services inclus (entretien, assistance, etc.).

• Négocier les services annexes.

Profitez de la négociation pour demander l’inclusion de services (entretien, assurance, véhicule de remplacement) qui peuvent compenser un loyer légèrement plus élevé ou des conditions de roulage strictes.

La loi de roulage se base sur le nombre de kilomètres qu’un véhicule est censé parcourir sur une période donnée (par exemple, 20 000 km/an sur 3 ans = 60 000 km sur la durée du contrat).

Voici les étapes du calcul à faire : 

• Le gestionnaire de flotte prévoit le kilométrage annuel pour chaque véhicule, en fonction des besoins de l’entreprise et des habitudes de conduite.
• Ce kilométrage prévu est multiplié par la durée du contrat pour obtenir le kilométrage total autorisé (exemple : 30 000 km/an × 3 ans = 90 000 km).
• Le loueur utilise ce chiffre pour calculer le loyer mensuel du véhicule. Par exemple, si le loyer est fixé à 1 € par 100 km, alors pour 2 000 km/mois, le loyer sera de 20 €.
• Si le kilométrage réel dépasse le kilométrage prévu, un surcoût est appliqué : nombre de kilomètres excédentaires × tarif au kilomètre supplémentaire fixé dans le contrat (exemple : 15 000 km excédentaires × 0,10 €/km = 1 500 € de surcoût).