TVA et frais de déplacement : ce qu'il faut savoir

Que l’on soit une PME, une grande entreprise ou un indépendant, les déplacements professionnels génèrent un poste de coût important : carburant, billets de transport, hôtels, restaurants, parkings, péages… Bien gérer les TVA qui y sont attachées permet de récupérer plusieurs milliers d’euros chaque année, à condition de respecter un cadre fiscal précis.

Les frais de carburant.

Si la dépense est réalisée dans le cadre de l'activité de l'entreprise, la TVA est récupérable à 80 % pour les véhicules de tourisme et à 100 % pour les utilitaires ou véhicules spécialement aménagés (taxis, ambulances, auto-écoles). Depuis 2022, ce pourcentage est identique pour l’essence et le gazole ; les carburants alternatifs (GPL, GNV, électricité) restent déductibles à 100 %, quel que soit le véhicule.

Le transport de voyageurs.

Les billets de train, bus, métro, tram, taxi ou VTC supportent un taux réduit de 10 %, intégralement déductible si le déplacement est professionnel. Pour les vols internationaux, la part de TVA française est minime, donc le plus souvent aucune taxe n’est récupérable.

L’hébergement.

Les nuitées d’hôtel ou de résidence de tourisme indispensables à la mission sont taxées à 10 % et la TVA est totalement récupérable. Si le séjour sert un motif privé ou de confort, la déduction est exclue. 

La restauration.

Les repas pris sur place sont soumis à 10 %, la vente à emporter de denrées « à consommer ultérieurement » bénéficie de 5,5 % ; dans les deux cas, la TVA est déductible (boissons alcoolisées exceptées, toujours à 20 %). 

Les péages, parkings et locations de véhicules.

Ces services sont taxés au taux normal de 20 % et la TVA est récupérable en totalité. La location d’un véhicule de tourisme ouvre droit à déduction (contrairement à l’achat, toujours exclu).

Le droit à déduction découle de l’article 271 du Code général des impôts (CGI) : une entreprise peut imputer, sur la TVA qu’elle collecte, la taxe ayant grevé des biens ou services utilisés pour ses propres opérations taxées. Concrètement, la TVA est récupérée dans la déclaration CA3 du mois (ou trimestre) où la taxe est devenue exigible chez le fournisseur. La doctrine précise que le droit reste ouvert tant que la facture est valide et que la prescription (3 ans) n’est pas atteinte.

1. La dépense doit être strictement professionnelle

Seuls les frais engagés dans l’intérêt direct de l’activité ouvrent droit à déduction : visite client, chantier, séminaire, salon, etc. Les trajets domicile-lieu de travail ou les dépenses motivées par le confort personnel (détour touristique, nuitée supplémentaire pour raisons privées) relèvent de la sphère privée : le remboursement de la TVA correspondante est donc exclue.

2. Une facture complète est indispensable

Aucune TVA ne peut être déduite sans un document tenant lieu de facture comportant : l’identité du fournisseur et du client, la date, le détail de la prestation, le prix HT, le taux et le montant de TVA. Un simple ticket de carte bancaire ou un reçu sans ces mentions ne suffit pas ; l’administration écarte alors la taxe lors d’un contrôle.

3. La taxe doit être devenue exigible et dûment réglée

La déduction n’est possible qu’une fois la TVA exigible chez le prestataire. Tant que la facture n’est pas émise ou payée, rien ne peut être imputé.

4. Aucune exclusion légale ne doit s’appliquer

Le CGI écarte explicitement certaines dépenses :

• Achat de véhicules de tourisme (VP) et frais d’aménagement associés.
• Biens ou services offerts gratuitement ou à un prix symbolique.
• Dépenses mixtes dominées par l’usage privé – sauf si un prorata d’utilisation professionnelle est établi et justifié.

Pour un véhicule de tourisme, par exemple, la TVA sur l’achat reste non déductible, mais celle payée sur la location ou le carburant reste récupérable sous conditions. Vous avez plus d'informations sur notre article comment récupérer la TVA sur un véhicule ?

5. Usage exclusivement professionnel… ou prorata clair et traçable

Lorsque le bien est utilisé à la fois à titre professionnel et privé (véhicule, carte carburant, abonnement de transport), vous devez appliquer un prorata correspondant à la part réellement professionnelle ; ce ratio doit pouvoir être justifié (carnet de bord, relevé kilométrique, politique interne). À défaut, l’administration considère l’intégralité de la taxe comme non déductible.

💡 Les exceptions fréquentes à connaître :

• Les billets ou notes de frais manquants : sans justificatif, pas de déduction ; vous pouvez toutefois réclamer une facture duplicata au fournisseur avant la prescription de 3 ans.
• Accompagnant non salarié : la part de dépense afférente est privée et la TVA correspondante est exclue.
• Frais engagés pour un client : si vous refacturez ces frais, mentionnez la TVA sur la facture de refacturation afin de préserver votre propre droit à déduction et celui de votre client.

L’article 289 du CGI, décliné dans plusieurs commentaires BOFiP, exige que la facture garantisse l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité ; sans cela, l’administration écartera la taxe lors d’un contrôle et pourra appliquer des rappels et pénalités. Autrement dit, pas de pièce conforme = pas de TVA.

1. La facture « complète » : le sésame de base

Pour tout achat supérieur à 150 € TTC ou pour les prestations de service, la facture doit comporter :

• l’identité et l’adresse du fournisseur ;
• le numéro de facture et la date d’émission ;
• le numéro de TVA du vendeur et celui de l’acheteur quand il est redevable ;
• la nature précise de la prestation (ex. : « Nuitée hôtel 4 étoiles + petit-déjeuner », « Carburant SP95 – 45 litres ») ;
• le prix HT, le taux et le montant de TVA distinctement indiqués.

Ces mentions sont strictement contrôlées : un ticket CB, un reçu sans TVA, ou une facture libellée au nom d’un salarié ne permettent aucune déduction.

2. Factures simplifiées : l’exception des petites dépenses

Pour les dépenses inférieures à 150 € TTC (par exemple un plein de carburant, un ticket de péage, un repas rapide), une « facture simplifiée » peut suffire ; elle doit tout de même faire apparaître le montant TTC, le ou les taux de TVA et l’identité du vendeur. Conservez toutefois la version détaillée dès que possible : en pratique, c’est elle qui rassure l’auditeur et facilite la réconciliation comptable.

3. Archivage : 10 ans, papier ou numérique sécurisé

La loi impose de conserver les factures dix ans. Depuis la directive 2010/45/UE, la version électronique (PDF signé, archivage sécurisé) a la même valeur que le papier, à condition de garantir :

• Authenticité (identité du fournisseur non contestable),
• Intégrité (document non modifié),
• Lisibilité (document exploitable jusqu’à la fin de la période légale).

Un coffre-fort numérique ou un ERP certifié NF203 facilite le stockage et la recherche en cas de contrôle. Pensez aussi à rattacher chaque justificatif à sa ligne de note de frais dans le logiciel afin d’éviter les pertes.

Votre entreprise paie de la TVA dans d’autres pays dès qu’un collaborateur y règle un hôtel, un taxi ou un plein de carburant. Cette taxe n’est jamais reversée spontanément : vous devez en demander le remboursement. Deux régimes coexistent :

Au sein de l’UE

Selon la directive 2008/9/CE, vous devez effectuer une demande 100 % dématérialisée via le portail français « Remboursement de TVA dans l’UE » (onglet Professionnels, impots.gouv.fr).

Hors de l’UE

Selon la directive 86/560/CEE, vous devrez remplir un formulaire + envoyer les pièces à chaque pays.

Autres informations utiles :

• Vérifiez la réciprocité : seuls les pays qui remboursent la TVA aux entreprises françaises (et vice-versa) sont éligibles ; les États-Unis ou la Chine, par exemple, ne remboursent rien.
• Téléchargez le formulaire spécifique de chaque pays (souvent disponible sur son ministère des finances ou son portail douanier).
• Joignez les originaux ou copies légalisées des factures, un certificat d’assujettissement français, un relevé d’identité bancaire international.
• Respectez les seuils nationaux (200 – 500 €) et les délais (souvent 6 mois après la fin de l’année civile).
• Patientez : les remboursements interviennent sous 6 à 12 mois ; confiez éventuellement ces démarches à un cabinet spécialisé si les montants sont élevés.

• Cartographiez vos dépenses : identifiez toutes les natures de frais (carburant, hébergement, transport, repas, péages, parking, location) et associez-leur le taux de TVA applicable et la règle de déduction (80 %, 100 %, exclusion…).
• Imposez la facture conforme : pas de ticket CB ni de reçu ; exigez la mention du montant HT, du taux et du montant de TVA. Rappelez-le systématiquement aux collaborateurs.
• Automatisez la ventilation non déductible : créez des comptes dédiés (par ex. « 6258 – Non déductible 20 % carburant VP ») pour que l’ERP isole instantanément la TVA perdue.
• Traquez les doubles usages : si un véhicule ou un abonnement est mixte pro/privé, établissez un prorata clair (carnet de bord, géolocalisation, kilométrage annuel) et appliquez-le dès la saisie.
• Refacturez au bon moment : avancez-vous des frais pour un client ? Répercutez-les TTC sur votre facture de vente pour ne pas perdre votre droit à déduction et préserver le sien.
• Déposez vos demandes UE chaque trimestre : franchissez rapidement le seuil de 400 € (directive 2008/9/CE) et rapatriez la trésorerie six à neuf mois plus tôt.
• Auditez un échantillon tous les mois : contrôlez 5 % des notes de frais ; publiez un « top 5 » des erreurs ; corrigez-les dans la FAQ.

Révisez vos taux chaque janvier : la fiscalité évolue (taux de TVA, pourcentage carburant VP), mettez à jour vos paramétrages avant la première CA3 de l’année.